Tuntiseuranta yrityksille

Työajanseuranta tarkoittaa työntekijän työajan kirjaamista ja seuraamista. Se auttaa varmistamaan, että työaikalakia noudatetaan ja että työajat ja ylityöt voidaan kirjata oikein.

Kyllä, työaikalaki velvoittaa työnantajia seuraamaan työntekijöidensä työaikaa. Tämä koskee pääsääntöisesti kaikkia työntekijöitä, mutta poikkeuksia voivat olla esimerkiksi johtotehtävissä työskentelevät.

Työaikaa voidaan seurata monin tavoin, kuten manuaalisesti (esimerkiksi paperilomakkeilla tai Excelissä) tai digitaalisesti (esimerkiksi työajanseurantajärjestelmillä tai sovelluksilla)

Työajanseurannassa tulee kerätä ainakin seuraavat tiedot:

• Työntekijän työpäivän aloitus- ja lopetusajat
• Mahdolliset tauot (esimerkiksi ruokatauot)
• Ylityötunnit
• Mahdolliset poissaolot (esimerkiksi sairauspoissaolot)

Työajanseuranta tarjoaa monia hyötyjä, kuten:

• Lakisääteisten työaikarajojen noudattamisen varmistaminen
• Työntekijän hyvinvoinnin seuraaminen (liiallisen ylityön ehkäiseminen)
• Palkanlaskennan ja ylityökorvausten oikeellisuuden varmistaminen
• Tehokkuuden parantaminen yrityksessä

Jos työnantaja ei seuraa työaikaa, se voi johtaa:

• Työaikalain rikkomiseen
• Mahdollisiin sakkoihin tai muihin oikeudellisiin seuraamuksiin
• Epäselvyyksiin palkanmaksussa tai ylityökorvauksissa

Kyllä, työntekijällä on oikeus nähdä omat työaikatietonsa ja tarkastaa niiden oikeellisuus. Työnantajan tulee tarjota nämä tiedot pyynnöstä.

Ylityöt tulee kirjata erikseen työajanseurantaan. Suomessa ylityöt ovat lakisääteisesti korvattavia, ja niiden kirjaaminen on tärkeää, jotta työntekijä saa oikeudenmukaisen korvauksen.

Kyllä, monet yritykset käyttävät automaattisia työajanseurantajärjestelmiä, jotka tallentavat työajat esimerkiksi:

• Työpaikan sisään- ja uloskirjautumisjärjestelmän kautta
• Sovellusten tai työkalujen käyttöaikaa seuraamalla

Etätyössä työajanseuranta on yhtä tärkeää kuin toimistotyössä. Työaikaa voidaan seurata esimerkiksi: Kirjaamalla työaika itse järjestelmään tai käyttämällä sovelluksia, jotka seuraavat aktiivista työaikaa tietokoneella.

Työaikalain mukaan työaikatiedot tulee säilyttää vähintään kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin tiedot on kirjattu.

Työajanseuranta ja tuntiseuranta ovat läheisiä käsitteitä, mutta niillä on eroja:

• Työajanseuranta: Keskittyy työpäivien ja -vuorojen kokonaisaikaan. Se kattaa esimerkiksi työpäivän aloitus- ja lopetusajat, tauot ja ylityöt. Tavoitteena on varmistaa, että työaikalain mukaisia rajoja noudatetaan.
• Tuntiseuranta: Kohdistuu yleensä tietyn projektin, tehtävän tai asiakkaan parissa tehtyyn työhön. Sitä käytetään usein laskutettavan työajan, projektikustannusten tai tehokkuuden seuraamiseen.

Esimerkiksi: Työajanseuranta kirjaa, että työntekijä on työskennellyt klo 9:00–17:00, kun taas tuntiseuranta voi osoittaa, että tästä ajasta 3 tuntia meni projektiin A ja 4 tuntia projektiin B.

Työajanseurantaan löytyy myös ilmaisia vaihtoehtoja, kuten Excel-taulukot tai Google Sheets. Näillä voi toteuttaa perusseurannan, mutta ne vaativat usein manuaalista työtä ja ovat alttiita virheille.

Työajanseuranta kannattaa hoitaa asiallisesti ja varmistaa, että työaikalakiin liittyvät velvoitteet täyttyvät. Siksi kannattaa suosia maksullisia työajanseurantajärjestelmiä, jotka ovat yleensä helppokäyttöisiä ja automatisoituja.

Luettelosta löytyy hyvinkin edullisia vaihtoehtoja, ja jotkut palveluntarjoajat antavat palvelunsa käyttöön jopa ilmaiseksi pienelle määrälle käyttäjiä.